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課程背景：

檔案是國(guó)家、企業(yè)、個(gè)人的寶貴歷史文化財(cái)富，發(fā)揮著不可替代的信息支撐作用。做好檔案管理，不僅能夠更清晰掌握企業(yè)發(fā)展的每個(gè)階段的重要事項(xiàng)，還可以大大提升工作效率。然而，在現(xiàn)實(shí)工作場(chǎng)景中，仍有一些員工還沒(méi)有真正的認(rèn)識(shí)和掌握到單位檔案規(guī)范管理的重要性和實(shí)操性。

本課程要求學(xué)員帶著文件資料來(lái)，帶著整好的檔案走，結(jié)合日常文件的擬寫(xiě)、收發(fā)、分類、檢索、歸檔等整個(gè)管理流程的特點(diǎn)，從檔案管理應(yīng)用上提高學(xué)員對(duì)于檔案管理的認(rèn)識(shí)和技能，加強(qiáng)檔案管理的范圍及規(guī)范檔案管理的流程，并給出檔案管理的要求和操作方法。課程以應(yīng)用為出發(fā)點(diǎn)，結(jié)合企業(yè)在實(shí)際工作中遇到的需要處理的檔案資料，進(jìn)行模擬，對(duì)出現(xiàn)的共性問(wèn)題，針對(duì)性給出可行性建議。提高學(xué)員的思維能力、分析問(wèn)題、解決問(wèn)題的能力。

 

課程收益：

? 結(jié)合企業(yè)實(shí)際應(yīng)用，讓學(xué)員全面了解檔案工作職責(zé)；規(guī)范整理紙質(zhì)檔案，能夠?qū)嵅伲ǔ删沓蓛?cè)）

? 運(yùn)用現(xiàn)代管理技術(shù)，提升學(xué)員檔案管理技巧，掌握“四分四注意”立卷方法

? 規(guī)范歸檔文件整理（以件為單位）、檔案檢索、查借閱檔案流程

? 教會(huì)學(xué)員文書(shū)檔案案卷封面項(xiàng)目的編寫(xiě)

? 熟練掌握檔案保管裝具擺放與編號(hào)

課程時(shí)間：1-2天， 6小時(shí)/天

授課對(duì)象：集團(tuán)及分子公司相關(guān)業(yè)務(wù)人員、檔案管理員、各部門資料員、文員等

授課方式：行動(dòng)學(xué)習(xí)+情景模擬+案例解析+實(shí)操演練+示范講解

 

課程大綱

第一講：檔案管理任務(wù)分析

【互動(dòng)研討】：你經(jīng)手的業(yè)務(wù)中哪些算是檔案？

一、檔案的分類

1、按來(lái)源分

2、按內(nèi)容分

3、按形成時(shí)間分

3、按檔案載體分

二、檔案管理的任務(wù)目標(biāo)和作用

1.決策

2.控制

3.激勵(lì)

三、檔案管理相關(guān)操作

1.全宗

2.立檔單位

3.立卷

【實(shí)操演練】常用方法六個(gè)特征

【實(shí)操演練】“四分四注意”立卷方法

4.歸檔文件

【圖表示例】：立卷歸檔環(huán)節(jié)示意

【圖表示例】：卷內(nèi)文件目錄格式

【圖表示例】：案卷目錄格式

【圖表示例】：案卷封面格式及八個(gè)項(xiàng)目編寫(xiě)

5.歸檔（范圍）文件整理

a）裝訂

B）分類：核心，不重不漏，互相排斥；

方案3級(jí)，與檔號(hào)（編制）緊密聯(lián)系，檔號(hào)唯一性，穩(wěn)定性、可擴(kuò)充性、簡(jiǎn)單明了原則，全宗（能夠獨(dú)立對(duì)外發(fā)文、獨(dú)立人事權(quán)，財(cái)務(wù)預(yù)算權(quán)）不移交檔案館可不編檔號(hào)。不用零編號(hào)。

規(guī)則：平級(jí)排他（同一級(jí)別同一標(biāo)準(zhǔn)）、上下包含、界限分明、便于管理，靈活性、效用性、穩(wěn)定性

角度方法：年度、保管期限表（長(zhǎng)期短期模糊，期滿鑒定很少做，出力不討好，銷毀領(lǐng)導(dǎo)不簽字）、機(jī)構(gòu)問(wèn)題、內(nèi)容性質(zhì)、實(shí)物聲像……兩種及以上同時(shí)用，一級(jí)類目二級(jí)類目

 組卷/件：

C）排列

d）編號(hào)

e）編目（七上八下）

【圖表示例】：歸檔文件整理編目式樣

F）裝盒

【實(shí)操演練】：檔案盒封面、盒脊、備考表

【圖表示例】：歸檔章式樣及大小

6.件

四、《崗位說(shuō)明書(shū)》中如何描述“檔案管理”的工作職責(zé)

 

第二講：文件管理

一、檔案與文件的區(qū)別

1、認(rèn)知檔案管理全流程

1）收集

2）整理

3）鑒定

4）保管

5）統(tǒng)計(jì)

6）檢索

7）編研

8）提供

9）利用

10）開(kāi)發(fā)

【互動(dòng)研討】：你的檔案工作流程

分析歸檔文件內(nèi)容，確定檔案保管期限

紙質(zhì)文件電子化，按檔案類型推薦掃描儀，可租可買，不斷服務(wù)

 

二、文件適用的范圍

1、行政文件

2、業(yè)務(wù)文件

3、財(cái)務(wù)文件

4、其他文件

【互動(dòng)討論】：公司的通知、公告、報(bào)告是如何存儲(chǔ)的

三、文件審核的標(biāo)準(zhǔn)--無(wú)錯(cuò)字為最基本原則

1、符合性

2、規(guī)范性

3、協(xié)調(diào)性

4、系統(tǒng)性

5、唯一性

四、文件審批流程

1、行政辦公類

2、制度類文件

3、采購(gòu)類文件

4、日常管理類

5、其他類

【互動(dòng)討論】：分析公司的制度類文件審批流程是否有風(fēng)險(xiǎn)

 

第三講：實(shí)戰(zhàn)研討-檔案的收集

【思考研討】：在收集階段，主要收集哪些材料，收集的標(biāo)準(zhǔn)是什么？

一、檔案收集的兩個(gè)渠道

1、內(nèi)部收集

2、外部收集

二、檔案收集的三個(gè)范圍

1、管理文件

【思考研討】：管理類文件主要有哪些？

2、科技文件

【思考研討】：科技類文件有哪些？有什么特點(diǎn)？

3、其他文件

【思考研討】：除了以上，公司還有哪些文件？

三、檔案的鑒定與歸檔

1、檔案管理員要重新審查其價(jià)值性

2、確定哪些材料有保存價(jià)值，應(yīng)該歸檔

【思考研討】：您所在的部門是怎么歸檔的？

3、對(duì)不需歸檔的文件要進(jìn)行剔除

【思考研討】：針對(duì)不需要的文件是如何處理的？

四、檔案歸檔的時(shí)間管理

【思考研討】：檔案收集過(guò)程中有哪些材料要重點(diǎn)收集？

 

第四講：實(shí)戰(zhàn)演練-檔案的整理立卷

一、檔案整理的環(huán)節(jié)

二、檔案分類的方法

1、年度-機(jī)構(gòu)-保管期限

2、年度-保管期限-機(jī)構(gòu)

3、保管期限-年度-機(jī)構(gòu)

4、機(jī)構(gòu)-年度-保管期限

5、機(jī)構(gòu)-保管期限-年度

6、問(wèn)題-保管期限-年度

【思考研討】：您當(dāng)下是如何分類的，存在哪些困惑？

三、檔案的整理與立卷

1、傳統(tǒng)檔案整理流程

2、新規(guī)則下檔案整理流程

 

第五講：實(shí)戰(zhàn)演練-檔案的價(jià)值鑒定

一、決定檔案保存價(jià)值的兩大要素

1、社會(huì)利用

2、自身特點(diǎn)

二、檔案價(jià)值鑒定的四種方法

1、分析檔案的內(nèi)容

2、分析檔案的來(lái)源

3、檔案的時(shí)效性

4、分析檔案產(chǎn)生的時(shí)間

三、檔案價(jià)值鑒定的工作程序

1、文件歸檔鑒定

2、劃定文件保管期限

3、銷毀無(wú)價(jià)值檔案

4檔案 價(jià)值復(fù)審

四、檔案的銷毀

1、審批

2、執(zhí)行與監(jiān)督

3、后期處理

 

第六講：實(shí)戰(zhàn)演練-檔案的保管工作

一、檔案保管所需條件

1.檔案庫(kù)房

2.檔案裝具

3.檔案包裝材料

二、檔案保管的內(nèi)容

（一）庫(kù)房管理要求

（二）檔案柜架排列號(hào)

（三）檔案排列上架

（四）檔案存放

（五）檔案安全防護(hù)

【思考研討】：檔案對(duì)環(huán)境有什么要求？

三、全宗卷

（一）全宗卷內(nèi)容

（二）全宗卷整理流程

【思考研討】：你在檔案保管上的主要困難有哪些？

 

第七講：實(shí)戰(zhàn)篇-檔案的檢索

一、檔案檢索的十種工具

1、案卷目錄

2、卷內(nèi)文件目錄匯編

3、分類目錄

4、主題目錄

5、文號(hào)索引

6、專題目錄

7、人名索引

8、全宗指南

9、專題指南

10、計(jì)算機(jī)檢索

二、檔案注目的項(xiàng)目

1、題名與責(zé)任說(shuō)明

2、稿本與文種項(xiàng)

3、密級(jí)與保管期限

4、時(shí)間項(xiàng)

5、載體形態(tài)

6、附注與提要項(xiàng)

7、排檢與編號(hào)項(xiàng)

三、檔案數(shù)字化和信息化管理（備選）

1.Digital Management（數(shù)字化管理）和信息化管理的區(qū)別

2.建立原則：服務(wù)對(duì)象是誰(shuí)？

3.系統(tǒng)運(yùn)作心態(tài)：老板心態(tài)

4.系統(tǒng)工作目標(biāo)：及時(shí)準(zhǔn)確

 

第八講：實(shí)戰(zhàn)演練-檔案的開(kāi)發(fā)利用

【情景模擬】：您是如何應(yīng)對(duì)他人借閱檔案？

一、檔案開(kāi)發(fā)利用的途徑方法

（一）提供檔案原件、復(fù)制品、信息加工品、已公開(kāi)現(xiàn)行文件、檔案資料目錄信息查詢服務(wù)

（二）檔案閱覽、檔案外借、檔案展覽與陳列

（三）制發(fā)檔案復(fù)本、檔案證明、目錄信息和檔案咨詢等服務(wù)

（四）網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)服務(wù)、視聽(tīng)傳播服務(wù)；現(xiàn)行文件查詢利用服務(wù)

二、檔案查借閱的范圍及流程

（一）一般檔案

（二）保密檔案

（三）會(huì)計(jì)檔案

（四）業(yè)務(wù)檔案

（五）網(wǎng)上查閱文書(shū)檔案

三、檔案制度與隊(duì)伍建設(shè)

（一）檔案制度的修訂與完善

1.如何做到“有法可依”？如何查找制度漏洞？

2.如何做到“有法必依”？如何建立意識(shí)？如何引導(dǎo)共同參與管理？

3.如何做到“執(zhí)法必嚴(yán)”？除了罰款，還有什么方式更有效？

4.如何做到“違法必糾”？糾的尺度和正負(fù)激勵(lì)的先后

（二）專兼職檔案員隊(duì)伍建設(shè)

（三）檔案管理紀(jì)律要求

 

第九講：專門檔案管理-人事檔案篇（備選）

一、企業(yè)人事檔案工作的新時(shí)代和新形勢(shì)

二、人事檔案管理的意義

三、人事檔案的管理流程

討論：干部人事檔案管理

 

結(jié)語(yǔ)：馬斯洛的改變流程

【課程回顧、列改善計(jì)劃、感言合影】

 

【部分代表企業(yè)】

? 政府國(guó)企：新鄉(xiāng)首創(chuàng)水務(wù)有限責(zé)任公司、國(guó)家電網(wǎng)各分支機(jī)構(gòu)（40家）、中電27研究所、中建七局安裝公司、交通公司、土木商務(wù)部、總承包商務(wù)部……

? 建筑/制造：天津天達(dá)、東易日盛、柳州工程機(jī)械、北方車輛儀表、許昌永昌印務(wù)……

? 多元化集團(tuán)：科隆集團(tuán)、新飛集團(tuán)、華東醫(yī)藥集團(tuán)……

? 金融投資：平頂山銀行、深圳市安吉利通、……

? 地產(chǎn)商貿(mào)：中建七局地產(chǎn)集團(tuán)鄭州公司、正弘名店、北澤廣告……

? 能源汽車：未來(lái)能源、北京現(xiàn)代、裕華豐田、中植奇瑞/斯柯達(dá)…

? 其他：洛陽(yáng)小浪底風(fēng)景區(qū)、海華醫(yī)藥……